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Omnifocus

https://www.omnigroup.com/omnifocus

這是專門為了GTD而製作的一套系統

這套軟體最讓人詬病的有兩點

1. 這是一套需要付費訂閱的軟體(如果需要做線上同步的話),無法買斷
2. 因為完整參考了GTD的流程,提供很多內部的額外設定,所以需要上手的時間筆記長,有相當的學習曲線
3. 他僅支援apple生態系,無法跨系統使用

又由於上述的第二點的原因,所以才會選擇在這邊記錄下一些使用的方式及技巧

畫面介紹

這是他的主要介面
黃色區域為主要功能列,可以選擇常見的畫面做使用
紅色區域則為主要操作的地方
綠色區域為你在系統中選擇的項目的細項可以在這邊做調整(此介面可以透過綠色區框上方的圓形資訊鈕來做開啟關閉)

任務細節介紹

在每項任務中,都會有右邊的所有細節,在這邊說明他的用途

Title

任務的大標

Inbox Item

這個任務的狀態,分別為

• Active
  • 未完成的記錄就可以選擇這個
• Complete
  • 完成了就選擇這個吧
• Drop
  • 覺得這項任務用不到了就點這個
• Flagged
  • 設定Flagged的內容可以在Flagged的畫面中直接瀏覽

Project

可對於多個任務分類到同一個專案(Project)中方便管理,建議在歸類時可以將一項具體的成果化為一項任務來進行管理

• 一項任務僅能設定一項project

Tags

可以為每件任務設定他有的屬性(一項任務可設定多個),常見的屬性有

• 地點
• 可以執行的情境(打電話,寄email,使用電腦等等)
• 當下狀態(Low energy, 剛起床,搭車時等等)

Duration

預計完成時間

Defer Until

延遲

• 這項我覺得是一個很特別的功能,可以透過這個選項讓你在檢視的時候暫時不要出現,直到你設定的這個defer until,這個功能會在未來細說

Due

到期日,為這項任務的最後期限,設定此項目後會出現在指定的時間點出現在forecast的畫面中,並且也會直接幫你設定notification的通知

Completed

完成時間

Dropped

拋棄的時間

Repeat

設定重複規律,我覺得這也是工具特別的地方,他的重複設定方式不是跟大部分的行事曆相同,而是可以設定說,我一週就僅會產生一筆任務,當你完成後,下次的內容才會產生,並且幫你將defer的時間設定到下週,透過這種設定,就不會讓行事曆充滿著滿滿的事項等著要做了

Notification

通知設定,可以多重進行設定,會預設帶上Due的時間

Note

備註,可以記錄詳細的內容,但這格不支援markdown語法,僅能記錄簡單的文字,同常會在其中放上其他應用程式的連結來做快速的跳轉

這篇我們大概認識了omnifocus的內容了,下一篇我們就正式開始嘗試實作GTD的第一步,蒐集